展示会・出展準備の裏話や注意事項、反省点など

怒濤の6月末から既に半月が過ぎ、更新が遅くなってしまいました…代表の浦尾です。
改めまして、M2K初の展示会出展「グラフィックデザインEXPOにいらして頂いた皆さま、本当にありがとうございました!!

Twitterの方でもなんてタグのついたツイートがありましたが、今回は事前準備期間に発生したアクシデントなどを、遅ればせながらまとめてゆきたいと思います。

以前更新しました当日の様子ブログと合わせて、今後展示会への初出展を考えている企業様などの参考になればこれ幸い!

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【ご招待状・折り加工の罠事件】

展示会の入場には招待状が必要となります為、いらして頂きたいお客様方へ弊社から事前に発送をします。
こちらは「通常タイプ」および「折り加工無しタイプ」の選択が可能でした。

▼通常タイプ(三つ折り)のイメージ

▼折り加工無しタイプのイメージ

今回、郵送にはA4サイズの大きな封筒に招待状をそのまま封入する予定でしたので、「折り加工無しタイプ」を数量多めに選択して発注。

したところ、本当にまったく折られていない横になが〜いものがどっさりと到着!!
そうか…折り加工無しってこういうことか…完全に認識違いでした…

仕方がないので少しずつ手で折って使ったりもしたのですが、さすがに時間的な限界があり、三つ折りの通常タイプを追加発注しました…

▼招待状とアポイントメントシートなどの送付セット一式をテーブルにセッティング

▼それらをみんなで手分けして封筒に詰め詰め、がんばりました。ビュンビューン!

反省点その1:招待状は、”通常タイプ”のものを発注しましょう。

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【印刷物各種・概ねオフセット入稿間に合わず事件】

会場での配布物として、簡単な会社紹介リーフレットを作ろう!と決めたのは、出展を決定してから割とすぐ。

だったにも関わらず、制作に手をつけられたのが結構遅くなってしまいまして。
版元様方へのご監修確認もかなり慌しくお願いすることになり…関係者各位、その節は大変申し訳ございませんでした。

▼なんとか完成したリーフレット。会場配布用+招待状と一緒にお送りする分でどっさり!

リーフレットの入稿が遅れた為、ブース飾り付け用ポスター等のデータ準備が更に後回しになってしまい、これはもう24時間受付OKのキンコーズさんに持ち込もうか…となっていたのですが…

一応ダメもとで、社内の奥で長年眠っている壊れかけの大型出力機を起動してみることに。
電源を入れること自体がもう数年ぶりの、今はもう動いてない、この出力機…

ウオオオオオー!なぜか動いたー!!めちゃくちゃギシギシいってるけど一応きれいに刷ってくれてるー!!!

最後の一枚を印刷しきるまでハラハラしっぱなしでしたが、なんとか奇跡的に頑張ってくれました。
突然の酷使に耐えてくれてありがとうEPSON!!

▼壁に貼るものと展示台に貼るものと、結構たくさん刷りました。後で白枠部分を切ったりなんだり。

そして…普段はこちらの記事のように一冊ずつ手製本で作成をしております弊社の会社案内。
これも展示会用はオフセットで刷る予定だったのですが、上記諸々以下同文…出展直前および期間中にちょこちょこと手製本して会場に持って行きました。ああハンドメイド脱せず。

▼そんな感じで必死に作り上げたリーフレットや会社案内etcは、こんな風に受付に並びましたよー。

反省点その2:印刷物は、十分に余裕を持って制作&入稿しましょう。

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【会場MAPに弊社名が載っていない??事件】

いよいよ前日のブース設営時、会場で紙のMAPを入手して初めて気づいたのですが。

▼中央下の方にあるブース6-10(ピンク丸の部分)枠内にある会社名が、共同出展のフラットビットスタジオさんのみ…??

▼ぐぐっと拡大してよく見てみますと…

えええ、M2K、外に飛び出してる…ブース枠の中に入れてほしかった…!!

これ、当日いらして頂いたお客様何人かに社名載ってなかったよ?と指摘をされてしまい、迷わせてしまったようで申し訳なかったです。ごめんなさい。

反省点その3:会場MAP、事前にpdfで送られてきてました。早めに確認しましょう。

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覚えている限りのことをがーっと書きましたが、前日の設営を済ませた後などにも、開催直前にあれがいる!これもいる!と気づくことが結構多かったです。
お揃いで着ていた黒ポロシャツの洗い替え分、お名刺を切らしてしまった来場者様に書いて頂く芳名帳などなどなど…

既に長くなってしまいましたので、開催期間中に起こったアクシデント諸々については次回に続く…ということに致します。
よければもう少しだけ、お付き合いくださいませー!

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